1. Чтобы зарезервировать зал для проведения мероприятия, необходимо написать служебную записку через информационную систему университета (далее – ИСУ) УУНиТ в адрес структурного подразделения согласно Таблице залов, тип служебной записки - c согласованием.
В Таблице в столбце «Получатель служебной записки» указано структурное подразделение, которое необходимо выбрать в поле «В какое подразделение» при оформлении служебки в ИСУ, в столбце «Согласующие лица» указаны Ф.И.О. тех, кого необходимо добавить в таблице «Лист согласований».
Просим обратить внимание, что:
при проведении мероприятия в Концертном зале им. М.И. Рабиновича в «Авангарде» служебная записка отправляется в Профком студентов Валиеву Р.Ф.;
при проведении мероприятия в Актовом зале на ул. Заки Валиди, 32 служебная записка отправляется в Управление по молодежной политике Гибадуллиной Л.Н.;
для всех остальных залов служебная записка оформляется на Проректора по цифровой трансформации (Борисов А.С.);
в согласование ко всем служебным запискам необходимо добавлять Начальника Управления комплексной безопасности Мишутова В.А. с указанием ФИО сотрудника для выдачи ему ключей от зала на вахте, а также Начальник Управления информационных технологий Бикбулатову О.Ф..
для резервирования некоторых залов требуется дополнительное согласование (указано в Таблице).
Забронировать таким образом можно только те залы, которые предназначены для общеуниверситетских мероприятий и оснащены всем необходимым оборудованием. Список залов представлен в Таблице.
2. В служебной записке необходимо указать:
Название мероприятия;
Дату и время проведения мероприятия;
Весь перечень техники, который должен быть задействован в мероприятии;
Информацию о трансляциях, видеозаписях и т.п. также нужно указывать, если планируется проведение таковых (при необходимости трансляции указать на каком канале планируется ее проведение, предоставить ключ трансляции);
Формат мероприятия (очно, ВКС, очно+ВКС). Если ВКС инициируется не от УУНиТ, указать в какой системе проводится и передать ссылку на подключение в той же служебной записке;
ФИО ответственного лица, а также номер телефона ответственного лица;
Зал из Таблицы, который планируется использовать для проведения мероприятия;
ФИО сотрудника, которому необходимо выдать ключи от зала на вахте в период проведения мероприятия. Залы не открываются сотрудниками Центра управления стратегическими коммуникациями (далее – ЦУСК). Ответственному лицу от структурного подразделения, запрашивающего доступ к залу, необходимо открыть его за 30 минут до начала мероприятия, чтобы сотрудники ЦУСК успели настроить оборудование.
3. Факт резервирования зала подтверждает согласование служебной записки в ИСУ Проректором по цифровой трансформации Борисовым А.С.
4. В случае отмены, переноса мероприятия, изменения перечня необходимого оборудования, ВКС, трансляций, задействованных на мероприятии, необходимо предоставить дополнительную служебную записку, содержащую информацию об изменениях, сославшись на уже существующие даты и название мероприятия (указав номер инициирующей служебной записки).
5. В случае резервирования зала на выходные и праздничные дни, а также в нерабочие часы необходимо помимо служебной записки на резервирование зала дополнительно подготовить приказ на выход в выходной день сотрудников ЦУСК, которые будут задействованы в данном мероприятии.
|
|
Наименование |
Местоположение |
Вместимость зала, чел. |
Получатель |
Согласующие лица |
|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
«Авангард», ул. Аксакова 94 |
708 |
Профком студентов |
Бикбулатова О.Ф., |
|
|
2 |
Аудитория центра развития компетенций «Евразийского НОЦ мирового уровня» |
Аудитория 2-309, ул. Карла Маркса, 12 |
20 (из них 11 с компьютерами) |
Проректор |
Бикбулатова О.Ф., |
|
3 |
Аудитория Евразийского НОЦ |
Аудитория 301, |
30 |
Проректор |
Бикбулатова О.Ф., |
|
4 |
Аудитория 1-422, ул. Карла Маркса, 12 |
98 (из них за столом 41) |
Проректор |
Бикбулатова О.Ф., |
|
|
5 |
Аудитория 6-101а, ул. Карла Маркса, 12 |
12 |
Проректор |
Бикбулатова О.Ф., |
|
|
6 |
Аудитория 400, ул. Заки Валиди, 32а |
79 (из них за столом 36) |
Проректор |
Бикбулатова О.Ф., |
|
|
7 |
Аудитория 6-219, ул. Карла Маркса, 12 |
90 |
Проректор |
Бикбулатова О.Ф., |
|
|
8 |
Аудитория 2-211, ул. Карла Маркса, 12 |
20 |
Проректор |
Бикбулатова О.Ф., |
|
|
9 |
Аудитория 2-209, ул. Карла Маркса, 12 |
25 |
Проректор |
Бикбулатова О.Ф., |
|
|
10 |
Коворкинг-зона «Территория будущего» |
Коворкинг-зона |
Библиотека1: 22 (из них 6 с микрофонами) Библиотека2: 30 |
Проректор |
Бикбулатова О.Ф., |
|
11 |
Коворкинг-зона «Соты» |
ул. Карла Маркса 3/4 |
30 |
Проректор |
Бикбулатова О.Ф., |
|
12 |
ул. Заки Валиди, 32 |
300 |
Управление |
Бикбулатова О.Ф., |
|
|
13 |
Аудитория 7-306, ул. Карла Маркса, 12 |
100 |
Проректор |
Бикбулатова О.Ф., |
|
|
14 |
Аудитория 9-101, ул. Карла Маркса, 12 |
170 |
Проректор |
Бикбулатова О.Ф., |
|
|
15 |
Аудитория 9-501, ул. Карла Маркса, 12 |
350 |
Проректор |
Бикбулатова О.Ф., |
|
|
16 |
01 |
Аудитория 01, ул. Заки Валиди, 32а |
180 |
Проректор |
Бикбулатова О.Ф., |
|
17 |
02 |
Аудитория 02, ул. Заки Валиди, 32а |
170 |
Проректор |
Бикбулатова О.Ф., |
в ИСУ выбрать / Тип служебной записки: С согласованием
в ИСУ выбрать / В какое подразделение: Проректор по цифровой трансформации (или Профком / Управление по молодежной политике - смотреть по Таблице)
в ИСУ указать / Текст служебной записки: все подробности предстоящего мероприятия как в примере ниже:
Просим Вас обеспечить техническое сопровождение мастер-класса «Я-программист» в пространстве студенческого развития «Траектория».
Форма проведения – очно-заочная, требуется организовать ВКС УУНиТ. Также потребуется запись мастер-класса и проведение трансляции на YouTube.
[Указать ключ трансляции]
[Указать канал, на котором планируется проведение]
Требуются 2 микрофона, вывод звука на колонки, вывод презентации на экран, камера для ведущего.
Время проведения мероприятия – 23 апреля 2023 г. с 10.00 до 14.00 часов.
Ответственное лицо:
Иванов Иван Петрович
[Указать должность]
+7 (999) 999-99-99
Просим также на время проведения мероприятия выдать ключи от зала «траектория» на вахте следующему сотруднику:
Иванов Иван Петрович
[Указать должность]
+7 (999) 999-99-99
в ИСУ добавить / Согласующее лицо: Мишутов В.А., Бикбулатова О.Ф.
+ для некоторых залов в ИСУ добавить дополнительно / Согласующее лицо: по Таблице
