Для экономии сил и средств
В университете внедрена IT- система организации закупок
Автоматизированная информационная система «АИС УГАТУ» была представлена в сентябре 2020 года руководителям структурных подразделений и ответственным лицам за организацию закупок товаров, работ, услуг в структурных подразделениях.
Автоматизированная информационная система «АИС УГАТУ» разработана с целью повышения эффективности, результативности осуществления закупок, взаимодействие управления закупок и структурных подразделений университета – инициаторов закупок.
С 16 ноября 2020 года направление заявок на закупку осуществляется в автоматизированной информационной системе «АИС УГАТУ» (далее – Система). Адрес системы в интернете: ais.ugatu.su
Система предназначена для автоматизации процесса взаимодействия управления закупок со структурными подразделениями – Инициаторами закупок.
Доступ к Системе защищен паролем и логином, которые присваиваются управлением закупок ответственным за работу в Системе лицам структурных подразделений. Регистрация других сотрудников структурного подразделения в Системе и наделение их необходимыми правами осуществляется самостоятельно лицом, получившим логин и пароль.
Сведения о функциональных возможностях Системы и детальное описание операций, выполняемых пользователями при работе
с Системой, размещены на главной странице Системы:
- подробная инструкция;
- нормативные правовые акты в разделе «Документы»;
- статус заявки;
- способ размещения закупки;
- предмет закупки;
- Ф.И.О. ответственного специалиста управления закупок.
Удобный электронный документооборот внутри самой системы позволяет отправлять пакеты документов, осуществлять взаимодействие между структурными подразделениями и управлением закупок путем ведения переписки по каждой заявке, направлять сообщения и уведомления, контролировать сроки подачи инициаторами к заявок на закупку.
Важными преимуществами Системы являются: формирование у каждого структурного подразделения базы данных технических заданий, договоров, перечня потенциальных поставщиков товаров, работ, услуг для направления ценовых предложений, списка добросовестных поставщиков и т.д
Еще одним преимуществом данной Системы является наличие практичного электронного документооборота в самой Системе, что актуально в условиях дистанционного режима работы определенных категорий работников в целях недопущения риска распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19).
Благодаря разработке собственного портала, после подачи заявки в Систему через портал, вся информация о работе с заявкой на закупку сохраняется во внутренней базе Системы. После направления в управление закупок заявки инициатор закупки посредством Системы может самостоятельно отслеживать этапы работы с заявкой, выполняемые специалистами управления закупок.
В ходе подготовки заявки на закупку инициатором заполняются поля во вкладках Системы и прикрепляются файлы, являющиеся неотъемлемыми приложениями заявки: служебные записки, заявка-обоснование, техническое задание, проект гражданско-правового договора или существенные условия договора, проектно-сметную документацию (при подготовке заявки на выполнение работ по строительству, реконструкции и капитальному ремонту объектов капитального строительства), коммерческие предложения и др.
В целях оказания практической помощи до размещения информации в Системе инициаторы вправе предварительно отработать техническое задание со специалистами Управления закупок в рабочем порядке.
Инструкция по работе с системой подачи заявок
Станьте соавтором УУНиТ! Присылайте свои новости в наш чат-бот в Telegram. Не забудьте прикрепить фото- или видео- материалы.
